J’aime gérer mes e-mails !

Je vois régulièrement sur internet des articles sur « comment bien gérer ses-emails? », « comment survivre aux e-mails? » etc. La plupart de ces articles se focalisent non pas sur l’organisation des boîtes mails, mais plutôt sur la fréquence de consultation. Ainsi, il est conseillé de consulter ses messages quelques fois par jour, et non constamment car la perte de temps est énorme.

J’ai voulu à mon tour partager ma méthode de gestion des e-mails, qui avec le recul me paraît efficace. Ce qu’il faut savoir, c’est que j’ai cette particularité d’adorer les e-mails 😎 . Pour moi, chaque e-mail reçu est potentiellement une bonne nouvelle. Mais je sais que pour beaucoup de personnes, notamment ceux qui en reçoivent plusieurs dizaines par jour, et souvent des déplaisants, l’e-mail est un ennemi.

 

Organiser en projets

Bastien SiebmanMa boîte de réception est organisée en projets (voir ci-contre). Pour chaque projet, il y a 4 niveaux :

– le dossier racine (ici « ButterflyEffect ») contient tous les e-mails du projet ayant été traités. Il contient 3 autres dossiers :

A traiter : contient tous les e-mails contenant des tâches à traiter, ou demandant des réponses,
En attente : contient tous les e-mails / discussions dont j’attend une réponse,
Veille : contient tous les e-mails non-importants qui peuvent attendre.

 

Utiliser les règles automatiques

Bastien Siebman email

Cet outil puissant, généralement intégré à votre client mail (Outlook, Mac OS Mail) permet de déplacer automatiquement vos e-mails suivant un certain nombre de critères. Dans mon cas, voilà ce que ça donne :

– tous les e-mails à destination de mon adresse bs@butterflyeffect.fr vont automatiquement dans le dossier A Traiter
–  parmi ces e-mails, ceux dont je suis en copie (CC) se déplacent également mais sont marqués comme lu automatiquement
– toutes les alertes de réseaux sociaux, newsletters… sont marqués comme lus et vont dans le dossier Veille

 
Traiter et déplacer

Du coup le traitement des e-mails se fait assez naturellement. Je traite en premier le dossier A traiter, puis lorsqu’il est vide (ou de temps en temps) le dossier Veille. Dès que je réponds à/envois un e-mail et que j’attends une réponse, je déplace le message envoyé dans le dossier En Attente. Régulièrement, je fais le tri dans ce dossier En Attente, et relance ceux qui doivent l’être.

 

Masquer les alertes

Bastien Siebman emailLe but principal est de traiter au plus vite les e-mails, sans se laisser distraire par les détails. C’est pour cela que certains messages sont marqués comme lus, car ils ne demandent pas d’attention immédiate. De même, je vous conseille de supprimer l’alerte automatique de réception d’e-mail et si vous l’avez le petit numéro rouge sur l’application qui indique le nombre de messages non-lus. Préférez une visite régulière à votre boîte de réception plutôt que des alertes constantes.

 

Que pensez-vous de cette méthode ? Avez-vous des améliorations à apporter ?

12 réponses à “J’aime gérer mes e-mails !”

  1. Laurent Bristiel dit :

    Salut,

    merci pour le partage.

    La méthode me parrait assez séduisante (et je ne suis pas loin d’utiliser la même). Ma seule interrogation concerne le repertoire « en attente » : comment décides tu de mettre un mail dans ce repertoire ? Car il y a énormement de mails que tu dois envoyer qui attendent des réponses => du coup tu mets ton mails envoyés la dedans pour te souvenir et relancer au besoin ?

    A+
    Laurent

  2. André dit :

    Effectivement c’est plutôt pas mal ton affaire! Surtout le côté « automatisons ce qui peut l’être ».
    J’émettrai peut-être un doute sur le faite de faire passer en « lu » directement les messages dont tu es en Cc. Dans mon expérience en milieu pro, il vaut mieux suivre assidument ces messages si on ne rester au fait de ce qu’il se passe.

    Pour mon cas perso tu sais que ma meilleure amie est la fonction recherche (je viens de passer les 14000 mails en tout…). La seule question que je me pose est de savoir comment on peut croiser le fait de se servir de plusieurs boîtes mails avec des dossier comme les tiens. A part faire une sorte de polymorphisme, j’ai peur que ça crée beaucoup de complexité, surtout en prenant en compte la synchro avec des smartphones.
    Ce qui m’amène à une autre question : tes dossiers sont en local, ou en IMAP? Comment ça se passe avec ton iPhone?
    (un peu décousu mon commentaire, sorry!)

  3. Siebmanb dit :

    @André J’avoue ne pas utiliser le fait de mettre un CC en lu car je ne reçois pas tant de mails que ça. Mais de toute façon toi et moi on sait que tu vas checker ta boîte mail plusieurs fois par jour. Et on sait que tu vas aller dans le dossier « A traiter ». Donc tu verras les mails qui ont été mis en lu. L’idée c’est juste ne pas attirer ton attention lorsque tu viens voir « vite fait » si tu as des mails urgents.

    La fonction recherche reste indispensable car tous les mails traités se retrouvent dans le dossier racine du projet.

    Concernant l’architecture, je suis en IMAP sur mon ordi et mon iPhone, les dossiers étant des dossiers de Gmail. Donc tous mes mails pros sont rangés dans des dossiers Gmail. En revanche sur l’iPhone j’ai cessé de déplacer mes mails dans des dossiers Gmail car il m’est arrivé d’en perde au passage.

    Donc l’iPhone sert à consulter, sachant que de toute façon il ne bénéficie pas des règles de tri automatiques mises en place dans Max OS Mail (malheureusement).

  4. Siebmanb dit :

    @Laurent Je mets le mail dans « En attente » lorsque j’attends une réponse, ou que je ne peux pas encore faire la tâche qui m’est demandée. Il y a pas mal de mails qui sont en attente de réponses, mais finalement pas tant que ça. Cette méthode est extrêmement efficace pour ne pas oublier de relancer quelqu’un. Je sais par exemple que le 6 février j’ai envoyé une proposition commerciale dont je n’ai toujours pas la réponse. Je vois également dans la discussion les différentes relances (il faut pour cela que le client de messagerie ait un mode « fil de discussion »).

  5. Seb dit :

    Je faisais à peu près la même chose jusqu’à il y a quelques années où j’ai découvert « Zero Inbox » (voir la conférence TED à ce sujet) et c’est tout simplement génial !
    J’étais à la base très réticent sur la partie « Suppression » mais, tout comme les tâches d’une ToDo que l’on sait pertinemment que l’on ne traitera jamais, cela ne sert à rien de conserver certains emails dans « En attente ».
    Au final, c’est que du bonheur, pour moi le gain de temps a été énorme !

  6. Martin Kirchgessner dit :

    L’orga par projet est une bonne base, mais ce n’est pas toujours évident à automatiser …

    Personnellement j’ai deux principes :
    1. l’inbox représente ma todo-list, c’est l’équivalent de ton répertoire « a traiter ». Son pendant est le répertoire « Old », similaire au bouton « Archive » de gmail.
    2. les e-mails qui ne me sont pas directement adressés (qui arrivent via mailing-list ou alias) tombent dans un répertoire distinct… et sont toujours traités hors urgence.
    J’applique ça pour chaque boite mail, ce qui ajoute une distinction boulot/perso très importante !

    Je ne saurais que trop recommander l’IMAP, pour pouvoir utiliser en temps normal une appli dédiée et, parfois, retrouver la même chose via une interface web.

    Pensez à éviter GMail, aussi 😉

  7. Siebmanb dit :

    @Martin Pourquoi éviter Gmail ? Parce que Google est evil ?

  8. Siebmanb dit :

    @Seb Je comprends la philosophie du « Zero Inbox ». Dans mon cas, le répertoire « En Attente » contient des mails liés au boulot, généralement dont la réponse attendue est importante. D’où l’importance de les garder pour relancer les interlocuteurs.

    @tous : Merci pour les commentaires !

  9. Martin Kirchgessner dit :

    Eh oui 🙂 Vu le niveau qu’ils ont atteint en analyse de données, je ne préfère pas leur laisser les miennes.

    Tu peux aussi t’amuser à parcourir tes e-mails d’il y a un, deux, trois ans ou plus : une boite mail c’est pire qu’un journal intime. Personnellement je ne veux pas laisser tout ça en pature à des publicitaires.

    Enfin, leur fiabilité n’est pas parfaite. Même si les pertes d’information sont rarrissimes chez GMail, c’est arrivé et le service n’est pas 100% accessible. Mais là ce n’est qu’appliquer un principe fondamental : toujours avoir une back-up !

  10. Thibault dit :

    Ne pas consulter ses mails en permanence, je suis d’accord sur le principe.

    Dans les faits, de plus en plus de services incluent des notifications automatiques par e-mail en cas de problème (sur le dit service). Il arrive qu’on veille se rendre compte du problème le plus vite possible.

    Mais peut-être qu’avec les filtres on peut arriver à choisir quels messages sont <> ou non, en quelques manips.

    Je pense notamment aux mails d’alarme de l’hébergeur, ou à des erreurs sur une application (en production) qu’on voudrait pouvoir régler le plus vite possible.

  11. Thibault dit :

    *Le blog a bouffé une partie de mon commentaire, entre les chevrons < et > lire « à notifier ».

  12. Siebmanb dit :

    Oui pour ces messages là tu adaptes les filtres 😉

    Merci pour tes réactions !

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